Кейс экстренной онлайн-конференции «Ивент-индустрия: новая реальность»

Последние дни перед глобальными форумами — это обратный отсчет, сотни дел, доставок, оплат, встреч, монтаж, нарастающее напряжение, неизбежные косяки, работающая на пределе собранности и вовлеченности команда, бурлящие чаты, бесконечные списки дел, крутые решения, застройка…

Утром 16 марта я понимаю, что ничего этого не будет. Что у меня нет планов на ближайшую неделю.

Днем 16 марта, чтобы пробить вакуум и пустоту, которые образовались после отмены SOLD OUT, я предлагаю в рабочем чате сделать онлайн-конференцию для тех, кто такие же, как мы. У кого отменилось, перенеслось, кто растерян, кто потерян, кому нужна поддержка.

Вечером 16 марта Катя дает ТЗ верстать лендинг на Тильде на основе дизайна форума SOLD OUT. Обычно в нашей команде тексты пишет Дима Румянцев, но это дело не одного дня, а я понимаю, что наша огромная задача — сделать конференцию в максимально сжатые сроки. Общие настроения таковы, что становится понятно: продающий текст не нужен. Именно фраза «Тот случай, когда событию не нужен продающий текст» ложится в основу лендинга.

Программа также собирается буквально за полтора дня. На 90% мы ее собираем сами, плюс добавляем удачно подавшихся спикеров на нужные нам темы (Елена Литвинова, Станислав Ягупов, Татьяна Спурнова).

Мы получили много обратной связи о том, как круто была составлена программа. Это получилось потому, что:

На конференции выступали 14 спикеров (я два раза) и 6 участников круглого стола. Огромная благодарность им за четкость, скорость, пользу и качество соучастия в общем деле.

Монетизация конференции:

Уточню. Участие в трансляции было бесплатным для всех желающих. Чтобы иметь возможность получить презентации спикеров и видеозаписи (в отличном качестве, студийная съемка) — нужно было оплатить доступ на сайте.

Рекламная кампания на лендинг с полностью собранной программой и спикерским составом была запущена 19 марта. То есть, как вы видите, у нас было чуть больше недели, чтобы собрать заявленные 10 000 человек. И мы это сделали.

Итоговое количество регистраций на сайте — 10 031.

Какие каналы трафика задействовали? Да, в общем, как обычно — соцсети (Facebook*, Instagram**, ВКонтакте), Яндекс. Директ, ретаргетинг. Не нужно также списывать со счетов посевы в своих сообществах и сарафанное радио — в первый день мы получили около 3 000 регистраций, и бОльшая часть из них была следствием постов на личных страницах, во всех ресурсах Ивентологии и у тех, кто решил нас поддержать.

* Facebook, продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией в России

** Instagram, продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией в России

Стоимость лида — 28 рублей.

Потрачено на рекламную кампанию — 284 774 рубля.

На эту конференцию было немного вариантов информационного партнерства, активированного с нашей стороны — мы были рады поддержке коллег, изданий, сообществ. С нашей стороны были посевы на всех бесплатных площадках + несколько размещений у старых, проверенных партнеров. На большее в этот раз мы не пошли — слишком сжатый срок и слишком много работы делала в эти дни вся команда.

Важно уточнить. Некоторые люди писали — «как быстро вы перенесли SOLD OUT в онлайн». Это не так. Онлайн-конференция «Ивент-индустрия: новая реальность» была экстренной и не являлась переносом форума в онлайн. Форум SOLD OUT состоится в конце сентября 2020 года. Мы очень в это верим (для него даже почти все готово).

Еще важный момент: почему мы не стали арендовать более просторную студию, чем адаптированная домашняя, чтобы дать больше простора и вариантов присутствия в кадре спикеру (мне) и модератору?

Дело в том, что из-за ежедневно меняющейся ситуации у нас не было уверенности, что на день проведения конференции студии будут работать и там можно будет присутствовать. Мы выбрали самый ламповый и безопасный для всех вариант. И он, как мне кажется, себя оправдал — в Петербурге ввели режим самоизоляции на следующий день после конференции.

Кто принимал участие в подготовке и проведении конференции:

• Катя и Ира — продакшн от «Ивентологии» — лендинг конференции и переделка его в покупку записей, страница трансляции и дублирующей страницы, настройка билетного сервиса, бриф модератора, презентации для работы модератора и команды на оба дня, страница записей и системы доступов, контроль видео после монтажа, работа с командой волонтеров, сопровождение процессов во время трансляции, тест техники с партнерами, составление сметы, памятки, взаимодействие со спикерами (анкеты, презентации, тестирование Zoom), сбор материалов по спикерам на лендинг, тайминг и программа, закадровая модерация и контроль спикеров, помощь с регистрацией участникам, взаимодействие с билетным оператором по техническим вопросам, дизайн благодарностей спикерам и волонтерам.
• Лена и Света — поиск, подписание, сопровождение партнеров на всех этапах.
• Согласование опций, контроль договоров и платежей, получение материалов.
• Федор, Игорь и Володя — технический продакшн
• Ирина и Дима Румянцев — трафик
• Юля — верстка лендинга
• Миша и компания — страница трансляции и просмотра видеозаписей
• Аня — email-рассылки
• Олег, Андрей, Маша, Полина, Дима — подхватывали разные задачи, помогали и морально поддерживали
• Наташа Франкель — написала кейс

Как вы видите, мы все задействованы в процессе подготовки и проведения — даже если онлайн-конференция экстренная, от идеи до финала занявшая меньше 2 недель. И не случайно я так подробно расписала вам одно из направлений — чтобы вы просто поняли, что по каждому человеку, по каждому процессу внутри постоянно решается множество задач, принимаются десятки решений. Несмотря на полный уход в онлайн и самоизоляцию — мы команда.

Люблю вас, вы крутые все!

Также у нас было 7 модераторов на чат и группу, которые собирали вопросы для спикеров, отвечали на вопросы участников, давали нужные ссылки и вообще, всячески поддерживали добрую и теплую атмосферу на вверенных им площадках. Все они — из волонтеров SOLD OUT. Наши, крутые, проверенные.

Расходы:

• Трафик — 284 774 рубля (104 000 директ, 180 774 соцсети)
• Лендинг — 30 000 рублей
• Страница трансляции, записей — 28 000 рублей
• Отель ведущего — 3 300 рублей
• Сервис Mentimeter — 9 600 рублей
• Плееры Facecast — 20 000 рублей
• Прищепки для баннера — 1 700 рублей
• Стойка для баннера — 6 710 рублей
• Баннер — 3 380 рублей
• Доставка софтбокса, пицца и винишко для вечеров — еще тысяч на 12. Не считали, если честно, до копейки.

Здесь не учтены налоги и комиссия билетного оператора, потому что продажи еще идут. Ну можете прикинуть сами.

Доходы:

• Продажа записей (на момент написания этой строки кейса) — 916 900 рублей
• Продажа партнерских пакетов — 830 000 рублей
• Репутационный и экспертный профит — бесценно

Окончательные подводить пока рано — записи продолжают продаваться. Но событие вышло в плюс по всем параметрам.

В Telegram-чат конференции вступили 2 500 человек (к тем 2 000, что там уже были — потому что это чат форума SOLD OUT). В закрытую группу «Ивентологии» в Facebook* вступили 1 000 человек.

В рамках подготовки и проведения конференции мы старались решать не только задачи нашей команды. Адекватными интеграциями в процесс мы также помогли коллегам. Пригласили великолепного Григория Айриева, который отмодерировал 2 дня конференции, сделал это очень профессионально, плотно, четко. Все, кто видел, подтвердят. Мы не только заполучили себе крутого ведущего — мы и вам показали его работу в деле, в актуальном на сегодня формате.

Пригласили «Инфообраз», с которым уже ранее сотрудничали в офлайне — делать скрайбинг в онлайне. И получилось великолепно! То же самое с трансляцией и решениями для технического продакшна — мы на деле показали, как работает команда, с которой мы сотрудничаем с 2015 года.

Давайте, кстати, остановимся как раз на технических решениях. Слово Федору Слюсаренко — он расскажет, как мы все сделали:

«Для проведения этой трансляции была оборудована студия у организатора конференции Дмитрия Румянцева, куда было привезено оборудование: сервер трансляции, несколько компьютеров для захвата картинок из Zoom, свет, камера, звуковое оборудование. Там же находились ведущий и один из спикеров.

Трансляции в студии обеспечивали два технических специалиста. Ещё два специалиста находилось на удалёнке, один контролировал подключение людей через Zoom, второй следил за качеством эфира. Администратор за кулисами трансляции тоже следил за тем, чтобы все люди заходили в Zoom. Заходили вовремя и не создавали голосовой «свалки» на самой трансляции, что иногда бывает.

Непосредственно для самой трансляции были куплены два плейера сервиса Facecast — на каждый день свой. И ещё создана резервная трансляция по закрытой ссылке на YouTube-канале, на случай, если вдруг начнутся проблемы с сервисом из-за большой нагрузки. Плееры были встроены на сайт. Также была создана резервная копия сайта с плеерами из YouTube на случай возможных проблем.

Ведущий, модератор, а также один из спикеров находились в студии и общались с подключаемыми спикерами из других городов. Во время эфира мы перехватывали картинки спикеров из Zoom и их презентации, компоновали при помощи программы и выдавали в эфир телемосты и выступления самих спикеров, чтобы это выглядело так, как это выглядело на обычных трансляциях наших конференций.

Теперь о том, какие во время трансляции были узкие места — и как справлялись:

• Во второй день, особенно ближе к вечеру, когда возросла нагрузка на интернет — начались небольшие сбои в сети. Для их устранения был использован резервный канал Yota, на котором мы остались до конца
• Один раз спикер забыл выключить звук на компьютере и получилось эхо — пришлось временно остановить его выступление и вывести его в эфире при следующем включении, удаленно объяснив, как нужно выключать звук чтобы не было задвоения
• Во время выступления Наталии Франкель компьютер, на котором была презентация в PowerPoint, начал глючить при выводе этой презентации, так как параллельно были открыты еще несколько программ. В итоге оперативно выключили презентацию из PowerPoint и запустили презентацию в pdf".

Минус: у нас не было красивой презентации, сверстанной в pdf.

Плюс: нас все поняли.

Минус: у нас было очень мало времени.

Плюс: мы отлично сработали.

У нас был просто текстом список опций и цены. С этим мы как ходили к партнерам, это отправляли тем, кто проявлял интерес. Мы протестировали цены на опции, ряд гипотез и наметили себе идеи на будущее.

В итоге, мы привлекли за неделю работы 18 партнеров — 4 бартерных и 14 коммерческих. Общая стоимость интеграций коммерческих партнеров составила 830 000 рублей (100% предоплата). Мы преодолели определенные технические сложности — с целью выполнить договоренности с партнерами. Нам все удалось.

Ровно в 11 утра 28 марта мы начали выступление первого спикера.

На пике у нас было 3 500 человек. Суммарно трансляцию посмотрели 10 925 человек (включая прямые заходы по ссылке).

За два дня мы ни разу не выбились из тайминга.

В чате Telegram, в Instagram** и в Facebook* нас затопили благодарностями, поддержкой, скринами экранов. Почти полный эффект присутствия.

У нас получилась очень честная онлайн-конференция. Потому что быстрая. Потому что вы, фактически, в режиме реального времени видели, как мы все это собирали. Потому что очень актуальные и больные темы обсуждались и поднимались. Потому что мы по-другому не умеем.

И, напоследок, немного милоты. У Федора Слюсаренко день выступления совпал с днем рождения. На примере плюшевого мишки он показывал рабочий процесс и надел на него наушники. И участники тут же подхватили флешмоб — начали выкладывать в чат фото своих плюшевых мишек с трансляцией экрана, с ноутбуками, с чаем — как поздравление.

В офлайне такое было бы невозможно.

Поэтому давайте так: несмотря на ситуацию и обстоятельства, только от нас зависит, как мы будем реагировать и что мы будем делать в каждый новый момент в создающейся вокруг реальности. Кейс с медведем тому подтверждение.