Нет, разница подготовки масштабного мероприятия и небольшого не в том, что второе можно сделать на отшибись.
Начинающие ивентщики часто боятся браться за масштабные ивенты и предпочитают нарабатывать опыт на камерных. Кажется, что проблем с небольшим событием будет в разы меньше, чем с большим.
На самом деле, это нелинейная история, и у камерного события на 30 человек может быть подводных камней не меньше, чем у ивента 130. И возможностей накосячить тоже. Но всё-таки у большого ивента на несколько сотен участников и несколько потоков и больше есть особенности. Например, такие.
1. Сложность и количество пунктов алгоритма
У вас выступает бард с акустической гитарой или симфонический оркестр? Партнёр будет один, или 22, и каждому нужно организовать застройку? Для организатора есть разница.
2. Размер команды, который занимается организацией
Пункт вытекает из предыдущего. Если у вас масштабный ивент — понадобится больше рук. Ивент на 20 человек можно провести так, что один и тот же сотрудник будет отвечать и за регистрацию, и за сайт, и, например, за организацию кофе-брейка. На ивенте на несколько сотен человек и большую программу — уже понадобится отдельный специалист на каждую задачу. И не забудьте про волонтёров, которые помогут гостям сориентироваться на площадке. Их тоже нужно будет организовывать, и да, это отдельная задача.
3. Размер аудитории, которая увидит ваш гипотетический провал
Если что-то пойдёт не так, вы увидите вал критики в соцсетях и на всех возможных площадках. Десятки фотографий того, как вы не рассчитали количество стоек регистрации, и возникли очереди. Сотни комментов, что на кофе-брейке на половину аудитории не хватило бутербродов.
4. Ёмкость организатора
Затащить большой ивент эмоционально на порядок сложнее — рулить командой, организовать сотни процессов, ничего не растерять и не забыть. Первый большой ивент в карьере организатора — это всегда вызов и проверка на прочность.
5. Большое количество расчётов
От глобальных — бюджет мероприятия — до частных, но важных — сколько стульев ставить в каждом зале деловой конференции, чтобы людям было, где сидеть, но при этом залы не выглядели полупустыми на фотографиях? Сколько поставить стоек регистрации, чтобы не было очередей?
Но есть один пункт, который стоит делать и если вы организуете камерный ивент, и если масштабный. Оцифровывать результаты.
Что сделали хорошо, а что можно было докрутить? Какие моменты можно взять в регулярные практики? Какие процессы стоит оцифровать? Какие факапы случились и лучше их не повторять?
Каждый раз присваивая результат, забирая лучшие практики в копилку, мы растём как профессионалы. И постепенно дорастаем до организаторов, которым по плечу сделать событие любого масштаба. Ярко, со страстью, с любовью к тому, что ты делаешь.