Что матёрый организатор делает принципиально по-другому?
Знаете, что опытный организатор мероприятий делает принципиально иначе, чем начинающий?
1. Команда
Матёрый накануне конференции на 3 000 человек сидит с телефоном, переведённым в авиарежим. У него нет необходимости постоянно отвлекаться, проверять СМС.
Потому что опытный организатор умеет собирать сильную команду. Таких людей, которым он может доверять и ставить задачи на грани невозможного.
Если случается факап, то новичок может подумать, что всё пропало. А команда матёрого организатора всё обязательно разрулит.
2. Ответственность
Важно уметь отдавать ответственность за результат. Но понимать, что вся глобальная ответственность лежит на организаторе.
Организатор не сможет генерить новые идеи, тестировать гипотезы и ставить большие задачи, если будет сидеть и считать раздатку накануне конференции.
Он следит только за принципиальными вещами. Например, комплектация команды, опыт и профессионализм людей, релевантность их задачам и готовность брать на себя ответственность.
Работа руководителя — это симбиоз HR-бренда, который получилось вырастить за годы работы на рынке, и людей, которые готовы решать задачи.
Работа сложная. Не все выдерживают.
Под капотом успешного мероприятия — колоссальная пахота. Там тысячи задач, которые решаются, чтобы сделать форум, на котором со стороны кажется, что всё хорошо и безупречно.
3. Рост проекта
Если проект растёт, то должно расти всё, что внутри него. Например, сначала ему хватает задач внутри чатов ВК, потом задач становится много и их пора переводить в Битрикс.
Как опытный организатор соберёт новый ивент?
Разберём на примере.
Допустим, вы хотите собрать в Москве конференцию для HR и продать 500 билетов. Цель мероприятия — продать услуги, приглашая людей на диагностику с конверсией 20%. Бюджет — 3−5 млн. В сообществе есть 5 000 человек.
Как бы решал такую задачу матёрый организатор?
В первую очередь мы смотрим на период времени. Закладываем на это 4−6 месяцев
Дальше смотрим на количество потоков и выбираем локацию. В Москве у неё должна быть транспортная адекватность: метро, парковка, с кейтерингом и т. д.
Учитываем сезонность. Есть высокий и низкий период активности ивентов. В начале января людей практически не собрать. Хорошие периоды — сентябрь, октябрь, ноябрь и февраль, март, апрель
Смотрим на конкурентов. Оценивайте, что вокруг происходит по событиям, аналогичным этому. Не нужно ставить мероприятие параллельно с конкурентами
Собираем команду. Вам нужен сайт, дизайн. Если это тест гипотезы, то не очень дорогой. На 500 человек достаточно одного ивент-менеджера, максимум — два. Они будут заниматься партнёрами, спикерами, программой, площадкой, полиграфией, сайтом и т. д. На аутсорсе нужен дизайнер, верстальщик, юрист, бухгалтер. Для съёмки нужна техническая группа. Трансляция удорожает съёмку на 7−10%, но себя обычно окупает — это нормальный канал заработка
Зовём спикеров. Если нет понимания, кого из спикеров звать, отталкивайтесь от того, что нужно людям. Дайте посетителям возможность самим рассказать об этом в опросе или кастдеве. Важно спрашивать не «Кого позвать?», а «Какие задачи вы хотите сейчас решить?». Отталкивайтесь от болей своей ЦА. Поймите, что нужно людям, какие у них есть задачи, боли, цели. Действуйте исходя из своей экспертизы, контактов. Кого вы можете привести выступить? В каком формате — мастер-класс, воркшоп и т. д. Если вы делаете для аудитории честный продукт, который отвечает запросам, люди будут счастливы. Например, им нужен нетворкинг — они его получают. Не факт, что все они придут. Но так вы попадаете в них точнее
И конечно, нужна реклама. Вы как лидер мнений, имея связи, можете договориться об эфирах, коллаборациях, партнёрствах, чтобы получить дружеский ресурс. Люди будут рассказывать в своих сообществах о том, что они соучастники вашего классного и ценного ивента.